Штатный сотрудник университета, получивший приглашение за рубеж для научно-педагогической работы, стажировки, выступления с научным докладом на съезде, конференции или иной деятельности, связанной с его работой в БГМУ готовит следующие документы и представляет их для согласования в международный отдел:
- Докладная записка на имя ректора университета (образец для заведующего кафедрой, для сотрудника кафедры) с указанием места и сроков командировки, обоснованием необходимости поездки, актуальности научной темы, условий финансирования командировки, в том числе со стороны университета, возможности замены командируемого на период его отсутствия (для руководителей структурных подразделений) и т.д. В случае командирования работника кафедры, кроме докладной записки на имя ректора заведующего кафедрой о командировании работника, необходимо приложить личное заявление работника о командировании за границу.
- Задание на служебную командировку за границу с подробным изложением целей и задач поездки. Задание на служебную командировку за границу для работников кафедр визируется заведующим кафедрой, для заведующих кафедрами – деканом факультета, для работников НИЧ – руководителем НИЧ, для руководителя НИЧ – проректором по научной работе, для работников структурных подразделений – начальниками структурных подразделений, для начальников структурных подразделений – проректором по курации. ВСЕ задания на служебную командировку за границу визируются проректором по международным связям.
- Копия программы конференции, конгресса, съезда, семинара, круглого стола при наличии таковой (с переводом, если оно на иностранном языке).
- Тезисы устного или стендового доклада (для выступающих с докладами на конференциях, конгрессах, съездах и т.д.).
- Оригинал или копия приглашения (с переводом, если оно на иностранном языке). Приглашение для участия в международных симпозиумах, конференциях, конгрессах, съездах, семинарах, круглых столах и др. должно быть оформлено на фирменном бланке приглашающей организации и адресовано ректору университета или лично командируемому. В приглашении должны быть указаны точные даты проведения мероприятия, а также условия финансирования участия приглашаемого сотрудника БГМУ в данном мероприятии.
Отчет прибывшего из служебной командировки за границу для работников кафедр визируется заведующим кафедрой, для заведующих кафедрами – деканом факультета, для работников НИЧ – руководителем НИЧ, для руководителя НИЧ – проректором по научной работе, для работников структурных подразделений – начальниками структурных подразделений, для начальников структурных подразделений – проректором по курации. Кроме того, на ВСЕХ отчетах прибывшего из служебной командировки за границу ставится виза начальника отдела международных связей.