Архив

Документы учреждения образования «Белорусский государственный медицинский университет» представляют историческую, научную и социальную ценность, входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Основными задачами архива университета являются:

• комплектование (порядок подготовки к передаче документов и дел), учет, обеспечение сохранности и использование документов, подготовка и передача дел постоянного хранения в государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь», а также создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам (описи, исторические справки и др.);
• исполнение запросов организаций и заявлений граждан о периоде работы, учебы и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдача архивных справок.

Порядок подготовки к передаче документов и дел в архив университета.

Передача и прием документов и дел осуществляется в соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь (от 25.11.2011 № 323-З в ред. от 18.04.2022 № 163-З), Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь (от 19.01.2009 № 4 в ред. от 30.08.2022 № 113).

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив университета.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных дел.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и другое) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2023 год, составленный в 2022 году, или отчет за 2023 год, составленный в 2024 году, должны быть отнесены к 2023 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - ответный документ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы.

Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление внутренней описи документов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
• систематизацию документов дела.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.  Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.

Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) во внутренней описи допускается не указывать.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и другое) отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая внутренняя опись и (или) итоговая запись к внутренней описи. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле.

При оформлении обложки дела соблюдаются следующие правила:

Наименование вышестоящей организации, университета и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже.

Если в период формирования дела наименования структурного подразделения изменялись, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование.

Индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел университета. При пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним.

Если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер.

В заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами.

Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами включают только год. Датой дела, содержащего один документ, является дата этого документа, указываемая в заголовке дела.

Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

Количество листов в деле выносится на обложку из листа-заверителя дела, срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел университета.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений.

При передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив университета в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Дела доставляются в архив университета работниками структурных подразделений.